إجراءات دقيقة لتصوير وتغليف الأسئلة

وأوضح دليل أنظمة وإجراءات الاختبارات الصادر عن الوزارة أن تصوير الأسئلة يجب أن يتم من قبل المعلم الذي قام بإعدادها، وإذا تعذر ذلك لأي سبب، يُكلف مدير المدرسة بتعيين شخص آخر للقيام بهذه المهمة، على أن يتم توثيق الأسباب في محضر رسمي مفصل.
وبحسب الدليلن بعد تصوير الأسئلة، يجب تظريفها في ظروف رسمية تتضمن البيانات التالية: اسم المدرسة، اسم المادة، الزمن، الصف الدراسي، المستوى الدراسي، القسم، الفصل الدراسي والدور، مع تحديد ما إذا كان الاختبار أساسيًا أو بديلاً. إضافة إلى ذلك، يتم توثيق عدد أوراق الأسئلة وعدد الظروف إذا كانت المادة تشتمل على أكثر من ظرف. ويجب وضع نماذج الإجابة في ظروف خاصة ومستقلة ومحكمة الإغلاق لضمان السرية التامة.

حفظ الأسئلة بسرية تامة وضمان سلامتها

ويشدد دليل الأنظمة والإجراءات على أن ظروف الأسئلة ونماذج الإجابة يجب أن تُغلق بإحكام، وتُختم بختم المدرسة من جميع الجهات، ويوقع مدير المدرسة أو وكيل الشؤون التعليمية، بالإضافة إلى المعلم المعد للأسئلة، على محضر تسليم واستلام الأسئلة في السجل المخصص لذلك.
ويجب أن تُحفظ الظروف في مكان آمن وتكون تحت مسؤولية مدير المدرسة، ويتم ترتيبها في أماكن حفظها وفق ترتيبها في جدول الاختبارات. كما يتعين على مدير المدرسة اتخاذ كافة الاحتياطات اللازمة لضمان سلامة الأسئلة وسريتها، وفي حال حدوث أي طارئ يتعلق بسرية الأسئلة أو تصويرها بطريقة غير قانونية، يجب إبلاغ مكتب التعليم فورًا لمعالجة الموقف بشكل عاجل.

تسرب الأسئلة: الإجراءات والتدابير المتبعة

في حال ثبوت تسرب أسئلة أي مادة قبل موعد الاختبار، يتعين على لجنة الاختبارات في المدرسة اتخاذ الإجراءات المناسبة فورًا، بما في ذلك إعداد محضر رسمي لتوثيق الواقعة، وإشعار مكتب التعليم بالتنسيق مع إدارة قسم الاختبارات.
وتُلغى أسئلة المادة المسربة بعد التحري الدقيق والتأكد من وقوع التسريب، ويتم تكليف معلم آخر أو مجموعة من المعلمين بوضع أسئلة بديلة بالتنسيق مع المشرف التربوي المختص، إذا كان التسريب ناتجًا عن الشخص الذي أعد الأسئلة.
وفي حال اكتشاف التسريب في وقت ضيق لا يسمح بإعداد أسئلة جديدة، يمكن استخدام الأسئلة البديلة المعدة للطلاب الغائبين، أو التنسيق مع مدرسة أخرى عبر مكتب التعليم لتأمين أسئلة جديدة.

التعامل مع التسرب أثناء أو بعد الاختبار

في حال اكتشاف تسرب الأسئلة أثناء أداء الطلاب للاختبار أو بعد انتهائه، يجب على لجنة الاختبارات في المدرسة دراسة الوضع بشكل شامل بالتعاون مع إدارة قسم الاختبارات في إدارة التعليم.
ويجري إعداد محضر رسمي يوضح كافة التفاصيل والإجراءات المتخذة، بمشاركة المشرف التربوي المختص، ويتم اتخاذ القرار الذي يحقق العدالة والمصلحة التعليمية لجميع الطلاب. كما يجب إبلاغ أولياء الأمور فورًا لضمان الشفافية وطمأنتهم حول سلامة الإجراءات المتبعة في معالجة الواقعة.

تخصيص خط ساخن للطوارئ

وضمن الإجراءات الاحترازية المعتمدة، حددت وزارة التعليم خط هاتف مباشر للتواصل العاجل في حال حدوث أي طارئ يتعلق بالاختبارات.
ويتم الاحتفاظ بهذا الرقم لدى مدير المدرسة لاستخدامه في الحالات الطارئة فقط، حيث يمكن لمدير المدرسة التواصل مباشرة مع إدارة قسم الاختبارات أو مكتب التعليم لمعالجة أي مشكلة قد تطرأ في أسرع وقت ممكن، وضمان استمرار الاختبارات بسلاسة وبدون عوائق.