يُعَدّ حصول أي مستخدم جديد في غوغل على 15 غيغابايت من السعة التخزينية مجاناً خطوة سخية، لكن سرعان ما تمتلئ هذه المساحة لدى استخدام خدمات غوغل درايف أو غوغل فوتوز. ولتفادي دفع تكاليف إضافية، يمكن اعتماد حيلة ذكية للتخلص من الرسائل غير الضرورية في حساب البريد الأصلي وبدء حساب جديد بسعة 15 غيغابايت أخرى، مع الاحتفاظ بالرسائل الهامة في مكان آمن.

تبدأ العملية بأخذ نسخة احتياطية من جميع الرسائل القديمة على جهاز الكمبيوتر أو قرص خارجي. ثم يجري تهيئة الحساب الأصلي من خلال تفعيل خيار “تمكين POP لجميع البريد” في إعدادات Gmail، واختيار حذف الرسائل تلقائياً بعد نقلها. بعد ذلك، يُنشأ حساب جديد يُستخدم كأرشيف، وتُضاف إليه بيانات الحساب الأصلي في قسم “التحقق من البريد من حسابات أخرى”، مع إدخال كلمة المرور وضبط الإعدادات المناسبة مثل المنفذ “995”، وتفعيل بروتوكول SSL، وتصنيف الرسائل الواردة.

تتم عملية النقل تلقائياً، وقد تستغرق بعض الوقت اعتماداً على عدد الرسائل وحجم البيانات؛ إذ أظهرت تجارب أن نقل 75 ألف رسالة قد يستغرق يومين. وعند اكتمال العملية، تُحذف الرسائل من الحساب الأصلي وتُنقل إلى سلة المهملات التي يمكن إفراغها يدوياً لاحقاً. ويمكن إيقاف النقل بالتوجّه إلى إعدادات الحساب الجديد وحذف الحساب الأصلي من قائمة الحسابات المستوردة.

توفر هذه الخطوة للمستخدم فرصة البدء بصفحة نظيفة في صندوق البريد الأصلي مع إمكانية الرجوع للرسائل القديمة في الحساب الجديد المؤرشف، ما يضمن الاحتفاظ بأرشيف رقمي كامل. وإلى جانب ذلك، يستفيد المستخدم من 15 غيغابايت إضافية مجانية في الحساب الجديد، وهي ميزة مهمة تساهم في تفادي التكاليف المترتبة على شراء سعةٍ تخزينيةٍ إضافية.